Kolumni: Jos huomenna jokin lakkaisi toimimasta

Yrittäjä tuntee yrityksensä paremmin kuin kukaan muu. Yrittäjä tietää, mistä asiakkaat tulevat, ketkä ovat tärkeimmät toimittajat, miten tuotanto pyörii, ja ketkä työntekijöistä vastaavat mistäkin. Arki on kiireistä, joten harvoin tulee pysähdyttyä miettimään, mitä tapahtuisi, jos jokin tärkeä asia ei enää toimisikaan.

Mitä jos huomenna tärkeä järjestelmä lakkaa toimimasta? Entä jos avainhenkilö onkin yhtäkkiä poissa? Tai tärkeä toimittaja ilmoittaa, ettei pysty toimittamaan sovittua? Mitäs sitten, jos sähkökatko, tietoliikennehäiriö, kyberhäiriö tai jokin muu yllättävä tilanne lyö toiminnan polvilleen?

Kaikkia häiriöitä ei voi ennakoida. Niihin voi kuitenkin varautua.

Pk-yrityksessä varautumisessa voi olla kyse hyvin arkisista kysymyksistä. Mikä yrityksessäni on oikeasti kriittistä? Mistä toimintani on riippuvainen? Mitä tapahtuu, jos yksi näistä asioista ei ole käytettävissä päivän ajan, viikon verran tai pidemmänkin aikaa? Ja ennen kaikkea: mitä silloin tehdään?

Hyvä jatkuvuudenhallinta ei tarkoita paksua kansiota tai monimutkaista järjestelmää. Se tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että yritys tuntee omat riskinsä ja on miettinyt etukäteen, miten tärkeää toimintaa voidaan jatkaa myös poikkeavassa tilanteessa.

Tämä on tärkeää myös ja erityisesti pienessä yrityksessä, jossa yhden ihmisen, yhden järjestelmän tai yhden toimittajan merkitys voi olla ja usein onkin erityisen suuri. Jos jokin näistä pettää, vaikutukset näkyvät hyvin nopeasti koko yrityksen toiminnassa.

Varautuminen on myös osa hyvää asiakaspalvelua. Asiakkaalle on merkitystä sillä, pystyykö yritys toimittamaan sovitusti myös silloin, kun kaikki ei mene ihan suunnitelmien mukaan. Samalla hyvä varautuminen vahvistaa yrityksen asemaa osana koko toimitusketjua.

Kyrönmaan yrityksissäkin kannattaa siis pysähtyä hetkeksi näiden kysymysten äärelle. Ei siksi, että pitäisi alkaa pelätä kaikkea mahdollista, vaan siksi, että yllätyksiä tulee joka tapauksessa. Niihin on helpompi reagoida, kun tärkeimmät asiat on mietitty jo etukäteen.

Ehkä tärkein kysymys ei lopulta olekaan, mitä jos jotain tapahtuu, vaan tiedämmekö, mitä teemme, jos jotain tapahtuu. Jos vastaus ei tule vielä kuin apteekin hyllyltä, nyt on hyvä hetki pysähtyä miettimään asiaa.

Olemme käynnistämässä pk-yrityksille suunnattua jatkuvuudenhallinnan valmennusohjelmaa. Kolmessa työpajassa tunnistetaan oman yrityksen kriittiset toiminnot ja riskit, arvioidaan niiden vaikutuksia ja lopuksi mietitään, miten toimintaa voidaan ylläpitää ja miten häiriöstä palaudutaan. Ensimmäinen työpaja järjestetään 25. marraskuuta. Tervetuloa mukaan!

Magnus Stagnäs

Kirjoittaja on VASEKin Resilientti ja varautunut EnergyVaasa -hankkeen projektipäällikkö.